POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DES DONNÉES DE LA PLATEFORME « Oktonine »

ARTICLE 1 : PRÉAMBULE

Cette politique de confidentialité et de protection de données s'applique à la plateforme OKTONINE, accessible via www.oktonine.com ou via tout autre lien accès.

La présente politique de confidentialité a pour but d'exposer aux utilisateurs du site :

  • La manière dont sont collectées et traitées leurs données à caractère personnel. Doivent être considérées comme données personnelles toutes les données susceptibles de permettre l'identification d'un utilisateur. Il s'agit notamment du prénom et du nom, de l'âge, de l'adresse postale, l'adresse mail, la localisation de l'utilisateur ou encore son adresse IP ;   
  • Les droits des utilisateurs concernant ces données ;     
  • L'entité responsable du traitement des données à caractère personnel collectées et traitées ;   
  • Les éventuels destinataires auxquelles les données sont transmises ;   
  • Eventuellement, la politique du site en matière de fichiers "cookies". 

Cette politique de confidentialité complète les Mentions Légales et les Conditions Générales d'Utilisation et de Vent que les utilisateurs peuvent consulter sur www.oktonine.com

ARTICLE 2 : PRINCIPES GÉNÉRAUX EN MATIÈRE DE COLLECTE ET DE TRAITEMENT DE DONNÉES

Conformément aux dispositions de l'article 5 du Règlement européen 2016/679, la collecte et le traitement des données des utilisateurs du site respectent les principes suivants :

  • Licéité, loyauté et transparence : les données ne peuvent être collectées et traitées qu'avec le consentement de l'utilisateur propriétaire des données. A chaque fois que des données à caractère personnel seront collectées, il serait indiqué à l'utilisateur que ses données sont collectées, et les raisons de cette collecte ;
  • Finalités limitées : la collecte et le traitement des données sont exécutés pour répondre à un ou plusieurs objectifs déterminés dans les présentes conditions générales d'utilisation ; 
  • Minimisation de la collecte et du traitement des données : seules les données nécessaires à la bonne exécution des objectifs poursuivis par le site sont collectées ; 
  • Conservation des données réduites dans le temps : les données sont conservées pour une durée limitée, dont l'utilisateur est informé. Lorsque cette information ne peut pas être communiquée, l'utilisateur est informé des critères utilisés pour déterminer la durée de conservation ; 
  • Intégrité et confidentialité des données collectées et traitées : le responsable du traitement des données s'engage à garantir l'intégrité et la confidentialité des données collectées.

 

Afin d'être licites, et ce conformément aux exigences de l'article 6 du règlement européen 2016/679, la collecte et le traitement des données à caractère personnel ne pourront intervenir que s'ils respectent au moins l'une des conditions ci-après énumérées :

  •  L'utilisateur a expressément consenti au traitement ;

  •  Le traitement est nécessaire à la bonne exécution d'un contrat ; 

  •  Le traitement répond à une obligation légale ; 

  •  Le traitement s'explique par une nécessité liée à la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée ou d'une autre personne physique ; 

  •  Le traitement peut s'expliquer par une nécessité liée à l'exécution d'une mission d'intérêt public ou qui relève de l'exercice de l'autorité publique ; 

  •  Le traitement et la collecte des données à caractère personnel sont nécessaires aux fins des intérêts légitimes et privés poursuivis par le responsable du traitement ou par un tiers. 

ARTICLE 3 : DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL COLLECTÉES ET TRAITÉES DANS LE CADRE DE LA NAVIGATION SUR LE SITE

A. DONNÉES COLLECTÉES ET TRAITÉES ET MODE DE COLLECTE

Les données à caractère personnel collectées sur le site oktonine sont les suivantes :

  • Données d'état-civil, d'identité, d'identification (Nom et Prénoms, Adresses e-mail, Adresse postale, Numéros de Téléphone, Localisation, Civilité...etc)

  • Données liées au poste occupé (liens vers les Profils des réseaux sociaux, Le cas échéant, "Les coordonées bancaires", Matières enseignées, Etablissements d'enseignement, Expertise, Etablissements partenaires, Entreprises partenaires, Entreprises d'appartenances, etc)

  • Informations concernant la scolarité (niveau d'études, année, spécialité, établissement, parcours, CV, résultats de scolarité, travaux pédagogiques et livrables, compétences, emploi du temps...etc)

  • Utilisation de la platefrome Oktonine (Identifiants et mots de passe de connexion aux services d'Oktonine, Données de connexion, comme les adresses IP, journaux d'événements...)\

  • Activités réalisées sur la plateforme Oktonine, par les étudiants, enseignants, coachs, administrateurs, tuteurs d'entreprises...etc

Ces données sont collectées lorsque l'utilisateur effectue l'une des opérations suivantes sur le site :

Selon le type des données, elles peuvent être recueillies par le biais de :

  • Navigation sur le site
  • Création et/ou confirmation d'un compte
  • Utilisation de la plateforme oktonine
  • Réponses aux questionnaires et enquêtes envoyé par oktonine, ou dans le cadre d'une communication commune entre Oktonine et ses partenaires.
  • Echanges téléphoniques, mails...etc
  • Navigation et activités réalisées sur la plateforme Oktonine (connexion, téléchargement, upload, communication, commentaire...etc)

Par ailleurs, lors d'un paiement sur le site, il sera conservé dans les systèmes informatiques de l'éditeur du site, une preuve de la transaction comprenant le bon de commande et la facture.

Le responsable du traitement conservera dans ses systèmes informatiques du site et dans des conditions raisonnables de sécurité l'ensemble des données collectées pour une durée de :

« Nous conservons vos données à caractère personnel tant que vous avez un compte chez nous. Si vous fermez votre compte, vos données à caractère personnel seront concervées durant 3 ans. Nous pourrons conserver vos données à caractère personnel pendant une durée supplémentaire dans la mesure où cela nous est nécessaire pour faire valoir des droits en justice ou pour nous défendre. Ça peut être le cas également si votre compte est suspendu ou bloqué. »

La collecte et le traitement des données répondent aux finalités suivantes :

  • Effectuer les opérations relatives à la gestion de scolarité des étudiants : notes, création d'équipes de travail, gestion des livrables...etc

  • Faciliter les opérations relatives à l'animation des enseignements pour les enseignants et coachs

  • Faciliter les opérations de coaching et de la collaboration entre les étudiants, les enseignants, les coaches ou les tuteurs d'entreprises

  • Faciliter l'intégration d'Oktonine avec des outils tiers, comme des LMS (Learning Management System"

  • Donner de la visibilité aux décideurs dans les établissements d'enseignement et les entreprises, sur comment Oktonine est utilisée dans leurs institutions

  • Effectuer les opérations relatives à la gestion des clients concernant :

    • les contrats ; les commandes ; les livraisons ; les factures ; la comptabilité et en particulier la gestion des comptes clients
    • un programme de fidélité au sein d'une entité ou plusieurs entités juridiques ;
    • le suivi de la relation client tel que la réalisation d'enquêtes de satisfaction, la gestion des réclamations et du service après-vente
  • la sélection de clients pour réaliser des études, sondages et tests produits (sauf consentement des personnes concernées recueilli dans les conditions prévues à l'article 6, ces opérations ne doivent pas conduire à l'établissement de profils susceptibles de faire apparaître des données sensibles - origines raciales ou ethniques, opinions philosophiques, politiques, syndicales, religieuses, vie sexuelle ou santé des personnes)

  • Effectuer des opérations relatives à la prospection :

    • la gestion d'opérations techniques de prospection (ce qui inclut notamment les opérations techniques comme la normalisation, l'enrichissement et la déduplication)
    • la sélection de personnes pour réaliser des actions de fidélisation, de prospection, de sondage, de test produit et de promotion. Sauf consentement des personnes concernées recueilli dans les conditions prévues à l'article 6, ces opérations ne doivent pas conduire à l'établissement de profils susceptibles de faire apparaître des données sensibles (origines raciales ou ethniques, opinions philosophiques, politiques, syndicales, religieuses, vie sexuelle ou santé des personnes) -la réalisation d'opérations de sollicitations
  • L'élaboration de statistiques commerciales

  • La cession, la location ou l'échange de ses fichiers de clients et de ses fichiers de prospects

  • L'actualisation de ses fichiers de prospection par l'organisme en charge de la gestion de la liste d'opposition au démarchage téléphonique, en application des dispositions du code de la consommation

  • L'organisation de jeux concours, de loteries ou de toute opération promotionnelle à l'exclusion des jeux d'argent et de hasard en ligne soumis à l'agrément de l'Autorité de Régulation des Jeux en Ligne

  • La gestion des demandes de droit d'accès, de rectification et d'opposition

  • La gestion des impayés et du contentieux, à condition qu'elle ne porte pas sur des infractions et/ou qu'elle n'entraîne pas une exclusion de la personne du bénéfice d'un droit, d'une prestation ou d'un contrat

  • La gestion des avis des personnes sur des produits, services ou contenus

B. TRANSMISSION DES DONNÉES A DES TIERS

Les données peuvent être transmises au(x) tiers ci-après énuméré(s) :

  • Communication aux autorités sur la base des obligations légales. Sur la base des obligations légales, vos données personnelles pourront être divulguées en application d'une loi, d'un règlement ou en vertu d'une décision d'une autorité réglementaire ou judiciaire compétente. De manière générale, nous nous engageons à nous conformer à toutes les règles légales qui pourraient empêcher, limiter ou réglementer la diffusion d'informations ou de données et notamment à se conformer à la Loi n° 78- 17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés.

  • Communication à des tiers en fonction des paramètres du compte. Vos données personnelles sont strictement confidentielles et ne peuvent être divulguées à des tiers, sauf en cas d’accord exprès obtenu via les paramètres de votre compte.

  • Communication à des tiers pour sollicitation commerciale pour des produits et services équivalents

  • Si vous avez effectué un achat sur notre Site, nous pouvons, avec nos partenaires commerciaux et de manière occasionnelle, vous tenir informé de nos nouveaux produits, actualités et offres spéciales, par courriel, par courrier postal et par téléphone quant à des produits ou services similaires aux produits ou services qui ont fait l'objet de votre commande.

  • Communication à des tiers sous forme agrégée et anonymisée. Vos données personnelles pourront être utilisées pour enrichir nos bases de données. Elles pourront être transmises à des tiers après avoir été anonymisées et exclusivement à des fins statistiques.

  • Communication à des tiers partenaires. Nous pouvons mettre certaines données personnelles à la disposition de partenaires stratégiques travaillant avec nous, pour la fourniture de produits et services ou nous aidant à commercialiser nos produits auprès des clients.

  • Communication à des tiers avec restrictions liées aux destinataires. Les données personnelles que vous nous communiquez lors de votre commande par exemple, sont transmises à nos fournisseurs et filiales pour le traitement de celle-ci. Ces informations sont considérées par nos fournisseurs et filiales comme étant strictement confidentielles.

  • Communication à des tiers pour marketing direct. Nous pouvons partager des informations avec des partenaires publicitaires afin de vous envoyer des communications promotionnelles, ou pour vous montrer plus de contenu sur mesure, y compris de la publicité pertinente pour les produits et services susceptibles de vous intéresser, et pour comprendre comment les utilisateurs interagissent avec les publicités.

C. HÉBERGEMENT DES DONNÉES

Le site oktonine est hébergé par : OVH, dont le siège est situé à l'adresse ci-après :

2, rue Kellermann, 59100 Roubaix.

L'hébergeur peut être contacté au numéro de téléphone suivant : 08 203 203 63, ou par les moyen spécifié par ce dernier sur ses supports de communication

ARTICLE 4 : RESPONSABLE DU TRAITEMENT DES DONNÉES ET DÉLÉGUÉ À LA PROTECTION DES DONNÉES 

A. LE RESPONSABLE DU TRAITEMENT DES DONNÉES

Le responsable du traitement des données à caractère personnel est : M. Mohammed BOUGAA. Il peut être contacté de la manière suivante :

mbougaa@oktonine.com

Le responsable du traitement des données est chargé de déterminer les finalités et les moyens mis au service du traitement des données à caractère personnel.

B. OBLIGATIONS DU RESPONSABLE DU TRAITEMENT DES DONNÉES

Le responsable du traitement s'engage à protéger les données à caractère personnel collectées, à ne pas les transmettre à des tiers sans que l'utilisateur n'en ait été informé et à respecter les finalités pour lesquelles ces données ont été collectées.

Le site dispose d'un certificat SSL afin de garantir que les informations et le transfert des données transitant par le site soient sécurisés.

Un certificat SSL ("Secure Socket Layer" Certificate) a pour but de sécuriser les données échangées entre l'utilisateur et le site.

De plus, le responsable du traitement des données s'engage à notifier l'utilisateur en cas de rectification ou de suppression des données, à moins que cela n'entraîne pour lui des formalités, coûts et démarches disproportionnés.

Dans le cas où l'intégrité, la confidentialité ou la sécurité des données à caractère personnel de l'utilisateur est compromise, le responsable du traitement s'engage à informer l'utilisateur par tout moyen.

C. LE DÉLÉGUÉ À LA PROTECTION DES DONNÉES

Par ailleurs, l'utilisateur est informé que la personne suivante a été nommée Délégué à la Protection des Données : Mohammed BOUGAA.

Le rôle du Délégué à la Protection des Données et de s'assurer de la bonne mise en oeuvre des dispositions nationales et supranationales relatives à la collecte et au traitement des données à caractère personnel. Il est parfois appelé DPO (pour Data Protection Officer).

Le délégué à la protection des données peut être joint sur l'adresse suivante :

mbougaa@oktonine.com

ARTICLE 5 : DROITS DE L'UTILISATEUR

Conformément à la réglementation concernant le traitement des données à caractère personnel, l'utilisateur possède les droits ci-après énumérés.

Afin que le responsable du traitement des données fasse droit à sa demande, l'utilisateur est tenu de lui communiquer : ses prénom et nom ainsi que son adresse e-mail, et si cela est pertinent, son numéro de compte ou d'espace personnel ou d'abonné.

Le responsable du traitement des données est tenu de répondre à l'utilisateur dans un délai de 30 (trente) jours maximum.

A. PRÉSENTATION DES DROITS DE L'UTILISATEUR EN MATIÈRE DE COLLECTE ET TRAITEMENT DE DONNÉES
  1. Droit d'accès, de rectification et droit à l'effacement
  • L'utilisateur peut prendre connaissance, mettre à jour, modifier ou demander la suppression des données le concernant, en respectant la procédure ci-après énoncée :
  • L'utilisateur doit envoyer un e-mail au responsable du traitement des données personnelles, en précisant l'objet de sa demande et en utilisant l'adresse e-mail de contact qui est fournie plus haut, ou via les informations de contact fournies sur le site oktonine.com

  • S'il en possède un, l'utilisateur a le droit de demander la suppression de son espace personnel en suivant la procédure suivante :

  • L'utilisateur doit envoyer un e-mail au responsable du traitement des données personnelles, en précisant les informations du compte à supprimer, et en utilisant l'adresse e-mail de contact qui est fournie plus haut, ou via les informations de contact fournies sur le site oktonine.com

  • Dans le cas où le compte de l'utilisateur est géré par son établissement d'appartenance, l'utilisateur est invité de se rapprocher de ce dernier pour effectuer sa demande de suppression de compte.

  1. Droit à la portabilité des données
  • L'utilisateur a le droit de demander la portabilité de ses données personnelles, détenues par le site, vers un autre site, en se conformant à la procédure ci-après :

  • L'utilisateur doit envoyer un e-mail au responsable du traitement des données personnelles, en précisant l'objet de sa demande et en utilisant l'adresse e-mail de contact qui est fournie plus haut, ou via les informations de contact fournies sur le site oktonine.com

  1. Droit à la limitation et à l'opposition du traitement des données*
  • L'utilisateur a le droit de demander la limitation ou de s'opposer au traitement de ses données par le site, sans que le site ne puisse refuser, sauf à démontrer l'existence de motifs légitimes et impérieux, pouvant prévaloir sur les intérêts et les droits et libertés de l'utilisateur.

  • Afin de demander la limitation du traitement de ses données ou de formuler une opposition au traitement de ses données, l'utilisateur doit suivre la procédure suivante :

    L'utilisateur doit envoyer un e-mail au responsable du traitement des données personnelles, en précisant l'objet de sa demande et en utilisant l'adresse e-mail de contact qui est fournie plus haut, ou via les informations de contact fournies sur le site oktonine.com

  1. Droit de ne pas faire l'objet d'une décision fondée exclusivement sur un procédé automatisé*
  • Conformément aux dispositions du règlement 2016/679, l'utilisateur a le droit de ne pas faire l'objet d'une décision fondée exclusivement sur un procédé automatisé si la décision produit des effets juridiques le concernant, ou l'affecte de manière significative de façon similaire.
  1. Droit de déterminer le sort des données après la mort*
  • Il est rappelé à l'utilisateur qu'il peut organiser quel doit être le devenir de ses données collectées et traitées s'il décède, conformément à la loi n°2016-1321 du 7 octobre 2016.
  1. Droit de saisir l'autorité de contrôle compétente*
  • Dans le cas où le responsable du traitement des données décide de ne pas répondre à la demande de l'utilisateur, et que l'utilisateur souhaite contester cette décision, ou, s'il pense qu'il est porté atteinte à l'un des droits énumérés ci-dessus, il est en droit de saisir la CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés, https://www.cnil.fr) ou tout juge compétent.
B. DONNÉES PERSONNELLES DES PERSONNES MINEURES

Conformément aux dispositions de l'article 8 du règlement européen 2016/679 et à la loi Informatique et Libertés, seuls les mineurs âgés de 15 ans ou plus peuvent consentir au traitement de leurs données personnelles.

Si l'utilisateur est un mineur de moins de 15 ans, l'accord d'un représentant légal sera requis afin que des données à caractère personnel puissent être collectées et traitées.

L'éditeur du site se réserve le droit de vérifier par tout moyen que l'utilisateur est âgé de plus de 15 ans, ou qu'il aura obtenu l'accord d'un représentant légal avant de naviguer sur le site. Les établissements qui utilisent oktonine, ont l'obligation de recueillir ces consentements de la part des étudiants, enseignants, et personnels, pour lesquels ils créent les comptes sur la plateforme.

ARTICLE 6 : UTILISATION DES FICHIERS "COOKIES"

Le site a éventuellement recours aux techniques de "cookies".

Un "cookie" est un fichier de petite taille (moins de 4 ko), stocké par le site sur le disque dur de l'utilisateur, contenant des informations relatives aux habitudes de navigation de l'utilisateur.

Ces fichiers lui permettent de traiter des statistiques et des informations sur le trafic, de faciliter la navigation et d'améliorer le service pour le confort de l'utilisateur.

Pour l'utilisation de fichiers "cookies" impliquant la sauvegarde et l'analyse de données à caractère personnel, le consentement de l'utilisateur est nécessairement demandé.

Ce consentement de l'utilisateur est considéré comme valide pour une durée de 13 (treize) mois maximum. A l'issue de cette période, le site demandera à nouveau l'autorisation de l'utilisateur pour enregistrer des fichiers "cookies" sur son disque dur.

A. Opposition de l'utilisateur à l'utilisation de fichiers "cookies" par le site

Il est porté à la connaissance de l'utilisateur qu'il peut s'opposer à l'enregistrement de ces fichiers "cookies" en configurant son logiciel de navigation.

Pour information, l'utilisateur peut trouver aux adresses suivantes les démarches à suivre afin de configurer son logiciel de navigation pour s'opposer à l'enregistrement des fichiers "cookies" :

  •  Chrome : https://support.google.com/accounts/answer/61416?hl=fr 

  •  Firefox : https://support.mozilla.org/fr/kb/enable-and-disable-cookies-website-preferences 

  •  Safari : http://www.apple.com/legal/privacy/fr-ww/ 

  •  Internet Explorer : https://support.microsoft.com/fr-fr/help/17442/windows-internet-explorer-delete-manage-cookies 

  •  Opera : http://www.opera.com/help/tutorials/security/cookies/ 

De même l'utilisateur peut décider de ne pas accepter les cookies propres à Oktonine, lors de sa première navigation en les refusant tout simplement.

Dans le cas où l'utilisateur décide de désactiver les fichiers "cookies", il pourra poursuivre sa navigation sur le site. Toutefois, tout dysfonctionnement du site provoqué par cette manipulation ne pourrait être considéré comme étant du fait de l'éditeur du site.

b. Description des fichiers "cookies" utilisés par le site

L'éditeur du site attire l'attention de l'utilisateur sur le fait que les cookies suivants sont utilisés lors de sa navigation :

Il y a trois cookies, un pour la session, un pour l'analyse de visites avec google analytics et un pour le comportement de navigation avec hotjar, respectivement : oktonine_session, _ga et _gid, _hjid

D'autres fichiers "cookies" supplémentaires peuvent être enregistrés dans le futur. Le descriptif de ces cookies sera ajouté au fur et à mesure de leurs implémentations dans ce document.

En naviguant sur le site, il est également porté à connaissance de l'utilisateur que des fichiers "cookies" supplémentaires de tiers peuvent être enregistrés. Le descriptif de ces cookies sera ajouté au fur et à mesure de leurs implémentations dans ce document.

Dans ce dernier cas, l'attention de l'utilisateur est portée sur le fait que ces sites disposent de politiques de confidentialité propres et de conditions générales d'utilisation possiblement différentes du site. L'éditeur du site invite les utilisateurs à consulter les politiques de confidentialité et les conditions générales d'utilisation de ces sites.

ARTICLE 7 : CONDITIONS DE MODIFICATION DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

La présente politique de confidentialité peut être consultée à tout moment à l'adresse ci-après indiquée :

www.oktonine.com

L'éditeur du site se réserve le droit de la modifier afin de garantir sa conformité avec le droit en vigueur.

Par conséquent, l'utilisateur est invité à venir consulter régulièrement cette politique de confidentialité afin de se tenir informé des derniers changements qui lui seront apportés.

Toutefois, en cas de modification substantielle de cette politique, l'utilisateur en sera informé de la manière suivante :

Par notification « push » lors d'une nouvelle visite de l'utilisateur sur le site ou par e-mail à l'adresse qui figure sur le compte de l'utilisateur

Il est porté à la connaissance de l'utilisateur que la dernière mise à jour de la présente politique de confidentialité est intervenue le : 21/10/2019.

ARTICLE 8 : ACCEPTATION PAR L'UTILISATEUR DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

En naviguant sur le site, l'utilisateur atteste avoir lu et compris la présente politique de confidentialité et en accepte les conditions, en ce qui concerne plus particulièrement la collecte et le traitement de ses données à caractère personnel, ainsi que l'utilisation de fichiers "cookies".